Tant du côté de l’entreprise que de celui de ses clients, la dématérialisation des factures comporte de nombreux avantages, d’où l’intérêt de privilégier cette méthode de travail. En voici quelques-uns.
La dématérialisation de factures en bref
On entend par dématérialisation de factures, le fait de passer de la version physique ou papier à celle numérique ou électronique les documents relatifs à l’achat de produits ou de services d’une entreprise. Cela est notamment possible grâce aux immenses progrès faits dans le domaine des nouvelles technologies, dont Internet. Aussi, une facture numérisée conserve tout autant sa valeur fiscale et juridique que quand elle était en version papier.
Du côté des entrepreneurs
Les entreprises doivent toutefois se servir d’une application spécialement dédiée à cet effet pour y arriver. Elle leur permet d’établir de la manière la plus correcte et rapide qui soit leurs factures pour plus d’efficacité. Le but est d’être toujours compétitif en faisant des économies sur les frais de fonctionnement de la société. En effet, la numérisation de factures permet de réduire les frais directement liés à leur envoi. On en cite le papier, l’encre, l’enveloppe, le timbre et les autres coûts de traitement. Cette dématérialisation de documents permet aux entreprises de contribuer à devenir plus éco-responsable, mais aussi de faire gagner du temps lors de l’établissement, de l’envoi, du traitement et de l’archivage de la facture. Elle réduit grandement les erreurs, car les calculs sont souvent effectués par le logiciel lui-même. Les paiements en sont également plus facilités, car il suffit au client de se baser sur les références d’une telle ou telle facture et de se servir d’un des modes de paiement acceptés pour faire le nécessaire. Ces démarches sont plus rapides grâce aux méthodes de paiement en ligne existant actuellement.
Il en est de même pour l’archivage qui ne requiert plus que le minimum d’espace de stockage tant physique que numérique, notamment avec le cloud. Ne parlons plus de la comptabilité de l’entreprise qui en devient aussi plus facile grâce aux rapports complets automatiques.
Du côté des clients
La dématérialisation de factures est également une aubaine pour les clients, car cette solution leur évite de manipuler et de stocker de la paperasse. Ils peuvent pourtant les consulter à tout moment dans leur mail ou un autre espace ou support servant à les classer. Il n’y a vraiment rien à redire concernant la bonne traçabilité de tous les documents numérisés. Quant aux paiements en ligne, cela leur évite aussi de se déplacer tout en assurant la sécurité des démarches effectuées. Aucun risque d’erreurs non plus, avec la dématérialisation de facture, car les données sont pré-remplies. Aussi, que ce soit pour les entreprises ou les consommateurs, la numérisation de factures est très avantageuse dans la mesure où cette option facilite la vie tout en accélérant les processus de développement de l’entreprise. Ce sont autant de raisons de la privilégier même pour ce qui est des devis, des bons de livraison et tout ce qui est paperasse.
