Au sein de chaque entreprise, l’archivage des documents devient un avantage considérable. Il s’agit d’un processus souvent long et complexe. Pour gérer des milliers de documents, il s’impose toutefois d’employer un logiciel spécifique. Pourquoi et comment en profiter ?
Les enjeux juridiques liés à l’archivage des documents
Selon la loi française, toutes les entreprises doivent conserver leurs archives pour une durée bien déterminée. Ce délai varie le plus souvent en fonction de la nature des dossiers. C’est pour cette raison qu’il peut aller jusqu’à 20 ans et plus. Le principal objectif de l’archivage des documents consiste à protéger les droits d’une société en cas de contentieux, puis de justifier l’activité si des contrôles se font. Toutefois, cela aide aussi à se plier à toutes les exigences légales en termes de communication de documents. Cependant, prouver l’authenticité ainsi que l’intégralité de ces archives s’impose pour assurer leur valeur.
La conservation des dossiers essentiels doit aussi suivre quelques règles afin qu’ils ne soient pas détériorés si un incident se produit. Peu importe l’activité de votre société, assurez-vous donc que l’archivage soit bien sécurisé. Cela vous offre la possibilité de créer n’importe quel document demandé en cas de besoin. En ce moment, deux options sont proposées aux entités pour réussir cet archivage : numérique ou sur papier. La digitalisation constitue la meilleure solution pour éviter la dégradation du document en question. Mais pour se mettre à l’abri des arnaques informatiques, le papier est conseillé.
L’intérêt de l’archivage des documents pour le bon fonctionnement de l’entreprise
Certes, la loi n’oblige en aucun cas les sociétés à archiver tous les documents qu’elles détiennent. Que vous gardiez la liste de vos fournisseurs ou pas, vous ne rencontrerez aucun problème. Mais certainement, vous ne souhaiteriez pas perdre des données aussi cruciales pour le développement de votre activité. Bien que les dossiers ne soient pas tous bons à stocker, certains d’entre eux s’avèrent essentiels pour garantir le fonctionnement de votre société. D’autres deviennent également indispensables pour gérer les risques et établir les budgets. Si vous jugez que tel ou tel document contribue à la stratégie globale de votre organisme, vous devez donc penser à l’archiver.
Si à un moment donné, la malchance tombe sur votre entreprise (en cas de sinistre par exemple), l’archivage de documents peut vous sauver. Ce dernier vous dédommage s’il y a une perte d’équipements au sein de votre industrie ou d’appareils informatiques dans le local de votre société. Auprès de votre assurance, vous n’aurez aucun mal à présenter votre contrat.
Les étapes à suivre pour archiver les documents
La première étape pour conserver les documents, c’est l’identification. Tout dossier produit au sein d’un organisme doit passer par l’archivage dès sa première fonction remplie. Puis, on passe par le stockage. Il s’implique de garder les documents dans de meilleures conditions pour assurer la sécurité. La phase de la conservation oblige les professionnels dans le domaine à se soumettre aux règlements en vigueur. Et la dernière étape concerne le classement final. Cette destruction se produit quand la période de stockage est dépassée. Notons que selon l’article L211-2 du code du patrimoine, lorsque le client finit de consulter les dossiers, le département des archives prend le relais.
