Chaque événement nécessite une attention à 100 % lors de son organisation, de sa planification et de sa prévision. Cela est nécessaire pour en faire une expérience inoubliable et non une véritable catastrophe. Et dans ce contexte, les évènements organisés en plein air n’échappent pas à la règle.
Organiser des événements à l’extérieur peut être une option très intéressante. Mais il faut tenir compte d’une série de circonstances qui peuvent conditionner l’événement en question. La recherche d’espaces extérieurs pour des événements peut être envisageable pour différentes situations et célébrations de toutes sortes. On peut par exemple parler d’anniversaire, de réunion de famille, de communion, de mariage, ou d’événement d’entreprise. Le type d’événement marquera nos préférences et nos besoins. Notamment en matière de décoration, de restauration, d’activités… Et d’autres facteurs peuvent aussi conditionner notre choix et l’agencement des éléments pour une fête en plein air. Voici donc quelques points importants à savoir à ce sujet.
Anticiper les influences du temps et de l’entourage
Le temps, le climat, et la météo sont les premiers facteurs à considérer pour organiser un évènement en plein air. Certes, on peut estimer les prévisions météorologiques. Et normalement, elles sont toujours correctes d’habitude. Cependant, il est toujours judicieux de se parer à toutes les éventualités. Par conséquent, on doit toujours avoir un plan de secours en cas d’imprévu. Durant les mois les plus chauds par exemple, la location de tente et de chapiteau événementiel est une option courante. Cela offrira un abri sûr pour les invités, notamment pour éviter d’être trop exposé au soleil.
Et puisqu’on parle de chaleur, les ventilateurs et les boissons rafraîchissantes ne doivent jamais manquer. Par contre, si l’évènement se déroule en période de pluie, de vent ou de froid, il y a aussi d’autres alternatives pratiques. L’idée consiste à choisir un endroit qui combine espace ouvert et fermé. Notamment un espace donnant sur une terrasse sur laquelle on peut installer des tentes ou des chapiteaux à panneaux rigides.
Il serait aussi pratique de prévoir un système de chauffage pour rendre la température de cet espace plus agréable. En considérant ces premiers paramètres, cela nous amène ensuite au choix du lieu pour l’évènement. Serait-il judicieux d’opter pour un espace ouvert en pleine ville ou plutôt en dehors de la ville ? Il est vrai que les bruits des voitures, des klaxons et des entourages animés peuvent déranger énormément. C’est pourquoi il est préférable de trouver un endroit sympathique en dehors du cadre urbain.
Adapter la déco et les différents supports techniques
On ne peut parler d’évènement sans parler de décoration. C’est aussi un autre point qui mérite la plus grande attention. En principe, les évènements qui se déroulent à l’extérieur se retrouvent souvent dans un jardin à cadre verdoyant. Par conséquent, toutes les fleurs et la verdure présente font déjà office de décoration. Aussi, pour éviter l’effet surfait, il est judicieux de rester dans une décoration simple. Par exemple en ajoutant simplement quelques pétales de fleurs en plus sur les tables. Et en envisageant aussi quelques bouquets de fleurs installés discrètement.
Cependant, compte tenu du fait que l’évènement se déroule à l’extérieur, il faut éviter tout élément susceptible de s’envoler. Les flyers et les roll-ups devraient être disposés à l’abri du vent. Ou déposés dans des accessoires facilement accessibles aux participants et invités. Sur le plan technique, le son et l’éclairage sont aussi des paramètres qu’il faut vérifier de près. Écrans LED avec systèmes anti-éblouissement, matériel de sonorisation, musique d’ambiance… Ce sont des éléments qu’il faut absolument considérer pour ce genre d’évènement. Surtout si le programme pouvait s’étendre jusqu’en soirée.
